Организация работы приемной руководителя Департамента. Прием и распределение телефонных звонков (фильтрация), передача служебной информации руководителю, организация проведения телефонных переговоров руководителя (мини АТС). Ведение личного календаря на ежедневной основе (планирование и организация встреч, совещаний). Организации приёма посетителей. Работа с контактами (адресная книга, дни рождения и др.) Контроль выполнения поручений руководителя. Отслеживание исполнения контрольных документов. Работа в "СЭД". Делопроизводство, редактирование писем, предварительная вычитка докладов, подготовка проектов резолюций, составление справочно-информационных, организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений). Протоколирование совещаний. Оперативный поиск, обработка, анализ необходимой информации по различным темам. Взаимодействие со структурными подразделениями, региональными управлениями и внешними организациями (в том числе Министерствами ). Выполнение отдельных служебных и личных поручений руководителя. Организация материально-технического обеспечения приёмной руководителя. Организация командировок, частных поездок: составление плана поездки, заказ, бронирование авиа и железнодорожных билетов, гостиниц. Координация административно-хрзяйственного блока. Контроль работы водителей.

Организация работы службы, управление персоналом. Участие в бизнес-процессах компании, взаимодействие с подрядчиками, переписка, контроль оплаты счетов. Решение организационных и хозяйственных вопросов. Взаимодействие со структурными подразделениями, региональными управлениями и внешними организациями (в том числе с гос. организациями). Контроль выполнения поручений. Управление документооборот ом. Отслеживание исполнения контрольных документов. Работа в системе электронного документооборота. Прием и распределение поступающей на рассмотрение корреспонденции (документации). Редактирование писем, составление справочно-информационных, организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения). Организация и участие во встречах, совещаниях, переговорах, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня). Оперативный поиск, обработка, анализ необходимой информации по различным темам. Выполнение отдельных служебных и личных поручений руководителя. Сопровождение руководителя в служебных командировках, участие в проверках. Контроль за оформлением служебных заданий для направления в командировку, заказ, бронирование авиа и железнодорожных билетов, гостиниц.

Прием и распределение телефонных звонков, передача служебной информации руководителю, организация проведения телефонных переговоров руководителя; Прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением исполнителям; Контроль выполнения поручений руководителя; Организация встреч, совещаний, переговоров, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня), ведение и оформление протоколов совещаний; Делопроизводство, составление справочно-информационных, организационно-распорядительных документов, деловая переписка; Оперативный поиск, обработка, анализ необходимой информации по различным темам; Помощь в подготовке конкурсной документации для участия компаний холдинга в конкурсах и аукционах в соответствии с ФЗ-44,ФЗ- 223; Взаимодействие со структурными подразделениями и внешними организациями; Выполнение отдельных служебных поручений руководителя; Организация материально-технического обеспечения приёмной руководителя и офиса; Взаимодействие с гос. органами, с обслуживающими банками. Частичное ведение кадрового учета (прием, перевод, увольнение сотрудников, ведение личных дел); Составление должностных инструкций, локально-нормативных актов, ПВТР; Заполнение, учет, хранение трудовых книжек; Штатное расписание; Составление графика отпусков; Координирование и контроль работы курьеров, водителей.

Прием, отгрузка, учет товара, заказ необходимых расходных материалов, заключение договоров. Контроль за работой сотрудников производства,ведение табеля рабочего времени, расчет заработной платы. Координация водителей руководства, обеспечение офиса, заказ билетов, заказ пропусков. Подбор и проведение первоначального собеседования, взоимодействие со структурными подразделениями организации.

Заключение и оформление договоров на сдачу в аренду торговых павильонов, складских помещений, пролонгация, ведение соответствующей документации, формирование дел, ведение архива, учет документооборота. Проверка учредительных документов арендаторов, формирование и ведение клиентской базы данных. Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе. Ограждение руководителя от ненужных посетителей и звонков, самостоятельное принятие решений по переадрессации и завершению звонков. Прием и проверка правильности оформления подготовленных документов, передаваемых руководителю на подпись, их редактирование. Компьютер на уровне пользователя, принтер, сканер, мини АТС.

Руководство персоналом (15-20чел.), кассовые операции, работа с документами, ведение графика рабочего времени, устранение конфликтных ситуаций, ведение клиентской базы, общение с гостями в том числе VIP,организационно-техническое обеспечение,заказ продуктоов, контроль за выполнением приказов и распоряжений, контакты с вышестоящим руководством и контролирующими организациями. Выполнение разовых поручения руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению. Контроль исполнения работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.Осуществление сбора материалов и информации, необходимых руководителю, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов и предоставление их руководителю. Соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации.