- Подготовка приглашений на рабочие визы, подача и получение разрешений на работу для иностранных высококвалифицированных специалистов, сопровождение в МЦ, МФЦ и т.п.; - Оперативная поддержка ВКС: организация проживания, договора аренды квартир, моб. связь; - Организация поездок: покупка авиа и ж/д билетов, организация трансферов, бронирование гостиниц; - Подготовка кадровых документов; - Переводы устные и письменные; - Закупки ТНП и оборудования на проекты и в офис.

1. Тендеры и закупочные процедуры - Анализ рынка, поиск поставщиков, сбор и анализ ТЗ; - Аккредитация на тендерных площадках, подача заявок, ТКП, требуемых документов; - Организация получения сертификатов и лицензий; - Подготовка презентаций и информационных материалов для потенциальных заказчиков. 2. Сопровождение проектов: координация, коммуникации со всеми участниками; - транспортные перевозки: организация экспортно-импортных перевозок, подготовка документации для таможенного оформления, включая спецификации, инвойсы, пакинг листы, подготовка и сопровождение Договоров, организация страхования грузов; - подготовка Актов приема-передачи работ, выполненных на проекте; - подготовка и подача документов сотрудников для получения разрешений в специальные закрытые зоны. 3. Переводы письменные и устные с/на английский язык: - техническая документация: ТЗ, инженерная документация, материалы с описанием проектов и технологий для заказчиков; - юридическая документация: Договора, Доп. Соглашения и т.п., перевод судебных исков, решений и т.п.; - бухгалтерская документация: банковские гарантии, выписки по счетам, письма из налоговой инспекции и пенсионного фонда и т.п.; - учредительные документы для регистрации компании как поставщика; - маркетинговые материалы: перевод материалов для руководства Компании, презентаций и т.п.; - подготовка стенограммы аудио записи совещаний в формат документа и перевод; - устные коммуникации и переводы. 4. МТО: поиск, согласование и заказ материалов и оборудования для проектов, контроль доставки. 5. Корреспонденция с банками и подготовка документов для открытия счетов, банковской гарантии, страхования. 7. Организация поездок по России для руководства. 8. Подбор персонала на проекты.

- Полная административная поддержка Президента и вице-президентов компании: календарь, переписка, организация встреч; - Бизнес-корреспонденция, делопроизводство, ведение протоколов на встречах, контроль исполнения поручений; - Подготовка и редактирование документов в т.ч. писем, приказов, презентаций, поздравлений, приглашений и т.д.; - Подготовка, редактирование и перевод документов с/на английский; - Подготовка документов для архива; - Организация поездок (визовая поддержка, билеты, разработка маршрутов и мероприятий, бронирование отелей, организация переговоров за рубежом (конференц залы, обслуживание и т.п.); - Организация поздравлений коллег и партнеров;

- Переписка и переговоры с зарубежными контрагентами по поставкам товаров (англ./франц.); - Организация и отслеживание платежей; - Логистика поставок товаров в Россию: · Переговоры с транспортными компаниями, согласование тарифов, сроков поставок и т.п; · Подготовка отгрузочных документов; · Контроль поставок; · Организация получения груза, сверка ТТН, количества мест, веса и т.п. - Работа со сводными таблицами поставок в Excel; - Организация поездок на Sales Campaigns для заказов линеек следующих сезонов; - Административная поддержка руководства и семьи: организация поездок, визы, билеты и т.п.; - Административная поддержка офиса; - Личные поручения руководства.

* Деловая корреспонденция, поиск и подбор информации, подготовка документации (договора, презентации, таблицы и т.п.), ведение платежей и отчетности, контроль транзакций; * Написание статей и пресс-релизов, переводы в т.ч. на встречах; * Поиск и подготовка объектов жилого и нежилого фонда для эксплуатации, оснащение необходимой техникой, мебелью и всем необходимым, координация обслуживающих организаций и персонала. Подбор персонала; * Координация поездок за рубеж: проживание, транспорт, разработка маршрутов и программ; * Подготовка мероприятий и празднований: выбор и оформление помещений, меню, координация программы, подготовка приглашений; * Подготовка обзоров культурных событий Москвы и за рубежом: репертуар театров, выставки, концерты; * Участие в переговорах; протоколирование; * Подготовка поздравлений партнерам и коллегам: Дни рождения и юбилеи, профессиональные праздники, Новый год и т.п.;

* Административная поддержка руководства; * Работа с клиентскими файлами, подготовка документов для суда; * Деловая корреспонденция, переводы; * Поиск информации о нарушении прав на ТЗ клиента, подготовка отчетной документации; * Редактирование маркетинговых материалов, презентаций, других материалов, предназначенных для клиентов; * Файлинг и архивирование дел; * Организация командировок; * Билинг; работа с юридическими документами; работа с документами в суде;

* Административная поддержка руководства: планирование рабочего графика руководителя, организация встреч и телефонных конференций, координация телефонных звонков; * Документооборот, файл менеджмент; * Деловая корреспонденция, переводы; * Составление графических файлов, таблиц, презентаций по проектам; * Информационный поиск, анализ, подготовка отчетной документации; * Редактирование маркетинговых материалов, презентаций, других материалов, предназначенных для клиентов, а также для использования публичными источниками, включая средства массовой информации, интернет-сайты и т.п.; * Организация поездок партнеров и клиентов фирмы по России и за рубежом (загранпаспорт, приглашение, виза, гостиница, билеты, рабочий график, культурная программа); * Работа с юридическими документами: форматирование, файлинг; поддержка и обновление клиентской базы; подготовка счетов клиентам за оказанные услуги (билинг);

* Административная поддержка руководителя: планирование рабочего графика, организация встреч и телефонных конференций, координация телефонных звонков; * Деловая корреспонденция, переводы, документооборот, файл менеджмент; * Организация поездок по России и за рубежом; * Составление графических файлов, таблиц, презентаций по проектам, переводы, участие в подготовке мероприятий, проводимых компанией;

* Административная поддержка Президента и его семьи; * Планирование рабочего графика руководителя, организация встреч, координация телефонных звонков и внешних мероприятий; * Организация зарубежных поездок Президента, его семьи и обслуживающего персонала (визы, проживание, трансферы, билеты, ВИП залы), организационное сопровождение из России ВИП персон в зарубежных поездках, подбор и заказ личного авиапарка;

* Планирование рабочего графика руководителя, организация встреч, координация телефонных звонков; * Организация работы секретариата и водителей; * Корпоративные поздравления партнерам: тексты поздравлений, идеи подарков; * «Внешний вид» приемных и переговорных: подбор мебели, картин, техники, озеленение кабинетов; * Организация поездок по России и за рубежом; * Ведение протоколов заседаний, подготовка отчетов по контролю исполнения решений Рабочей группы; * Деловая корреспонденция, переводы; * Составление проектов приказов, должностных инструкций департамента; подготовка и редактирование документации; * Контроль исполнения решений руководства, отчеты по исполнению поручений Совета директоров; * Подбор административного персонала;

* Планирование рабочего графика руководства, организация встреч, координация телефонных звонков, делопроизводство; * Координация работы секретариата и водителей; * Организация поездок по России и за рубежом; * Обеспечение расходными материалами и представительскими продуктами.