- Организация и контроль административно-хозяйственного обеспечения - Составление и согласование соответствующих регламентов, приказов, контроль соблюдения - Организация и контроль административно-хозяйственных закупок и сервисных контрактов (в т.ч. арендные отношения, клининг, курьерская служба, деловой туризм, служба такси, ремонтные работы, медицинские осмотры, визитные карточки) - Бюджетирование административно-хозяйственного обеспечения - Охрана труда и пожарная безопасность

- Поиск нового офисного помещения. Ведение арендных отношений. Разработка концепции нового офиса, дизайн, выбор мебели, выбор подрядчиков. - Поиск подрядчиков и координация их работы для организации сервисов для внутренних клиентов: такси, паркинг, канцелярия, клилинг, доставка воды, курьерские и почтовые услуги, видеонаблюдение, заказ брендированной продукции - Проведение необходимых хозяйственных закупок для организации бесперебойной работы офиса - Организация сервисов для функционирования юридической фирмы: биллинг, система документооборота, доступ к базам данных - Тревел-поддержка - Закупка подарков

- Организация командировок и личных поездок руководителя, заказ билетов, бронирование гостиниц, визовая поддержка, организация трансферов, разработка маршрута для оптимизации временных затрат - Ведение календаря - Ведение личных расходов руководителя, работа с департаментами по обслуживанию ВИП-клиентов - Оформление авансовых отчетов - Документооборот - Подготовка к конференциям, меропритиям, семинарам, встречам на высшем уровне - Организация телеконференций - Ведение бизнес-переписки и подготовка презентаций

- Контроль всех административных функций в компании (в т.ч. закупка ОС, общие закупки, работа автопарка) для обеспечения максимально выгодного ведения бизнес-процессов - Соблюдение действующего законодательства в административной сфере и вопросах аренды - Разработка и внедрение административных политик и процедур - Организация текущего ремонта и необходимых улучшений в офисе - Поиск поставщиков и провайдеров, проведение тендеров, ведение необходимой контрактной деятельности - Координация, набор и обучение сотрудников Административного управления в рамках действующей орг.структуры и политик - Планирование бюджета и контроль его исполнения - Пересмотр действующих предложений поставщиков с целью получения максимально выгодных цен в рамках общей стратегии управления; - Организация сервиса бизнес-поездок сотрудников - Поддержание высокого уровня сервисов для внутренних клиентов

- Организация необходимой технической поддержки в офисном помещении и координирование соответствующих сервисов - Подготовка необходимых политик и процедур в рамках функционирования офиса и соответствия общей корпоративной стратегии; информирование сотрудников о действующих политиках и их изменениях - Подготовка бюджета административного департамента, контроль расходов в рамках утвержденного бюджета - Выбор поставщиков и ведение дальнейшего сотрудничества для осуществления необходимого текущего ремонта, оказания услуг, обслуживания оборудования для обеспечения непрерывности бизнес-процессов - Ведение арендных отношений (в т.ч. финансовая часть), координация работы обслуживающей компанией, контроль за организацией и использованием офисного пространства - Контроль за работой ресепшен, в т.ч. мэйл-румы, подготовка переговорных комнат, необходимый кейтеринг - Контроль работы поставщиков и оказываемых ими услуг (такси-компании, клининг, печать брендированной продукции, курьерские службы) - Осуществление необходимых закупок, вкл. основные средства, хоз.товары, продукты питания - Ведение субарендных отношений - Организация корпоративного паркинга

-Раскрытие информации согласно требованиям ФСФР в рамках деятельности отдела - Поддержка и консультирование Агентов - Подготовка ежемесячных отчетов по Агентскому вознаграждению - Проведение обучающих тренингов: деятельность компании, ПИФы, их типы и т.д. - Консультирование клиентов - Подготовка необходимых документов для клиентов - Подготовка необходимости статистики и отчетности для Агентов - Поддержка сайта компании (раскрытие информации на ежедневной/ежемесячной основе, Агентская сеть, финансовая отчетность по фондам, новости) - Обработка заявлений клиентов

- Координация проекта Башня Федерации – организация переезда порядка 500 сотрудников в новый офис (Москва-Сити) - Ведение мебельных контрактов – согласование, подписание договоров, доставка мебели, оплата счетов, замена брака, тех.обслуживание - Договора аренды (согласование/подписание, координация, продление, подготовка ежемесячной отчетности, оплата счетов) - Координация и ведение договоров с поставщиками – мувинговые компании, клининг, такси, канцелярия, визитные карточки, курьерские службы, подписка на периодические издания - Офис-менеджмент (building maintenance, решение административных вопросов с арендодателем, ремонт, доставки) - Закупка растений для офиса (проведение тендеров, доставка, оплата соответствующих счетов) - Оплата счетов департамента, подготовка отчетности для финансового департамента - Бизнес корреспонденция - Подготовка политик и процедур в рамках деятельности департамента, контроль за их соблюдением - Организация новых рабочих мест, внутренние переезды, планирование офисного пространства - Доступ в здание (пропуски, организация доступа согласно требованиям Департамента контроля) - Организация корпоративной парковки, ежемесячная отчетность и оплата соответствующих счетов - Проведение инвентаризации - Организация корпоративных квартир – содержание, бронирование для гостей, оплата счетов