Административная поддержка офиса

-обеспечение помощи менеджерам по продажам в надлежащим оформлении договоров и других необходимых документов -ведение и аналитика по отчётам менеджеров по продажам -подготовка отчётов по требованию руководителя отдела продаж -приём и обработка заявок на приобретение дст в CRМ Bitrix24 -выполнение поручений руководителя отдела продаж -перевод машин между дилерами в системе DMS -взаимодействие с другими подразделениями организации с целью выполнения возложенных задач -согласование командировок в Continent

-курирование работы всего офиса -прием и перераспределение входящих телефонных звонков -ведение деловой корреспонденции -встреча посетителей -административно-хозяйственная поддержка всех сотрудников офиса -организация праздников и других корпоративных мероприятий -обеспечение чистоты и порядка в офисе -осуществление контроля за выполнением сотрудниками поручений и указаний руководителя -по запросу помощь в координации деятельности руководителя. Составление графика деловых совещаний, напоминание начальству о событиях и мероприятиях разного рода -обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу -организация поездок руководителя -выполнение личных поручений руководителя

- прием и распределениевходящих телефонных звонков; - выполнение служебных поручений руководителя; - ведение административно-хозяйственной деятельности, обеспечение бесперебойной работы офиса (заказ воды, канцелярии, малоценных предметов, продуктов, мебели); - организация встреч посетителей, прием гостей компании (пропуска в БЦ, чай, кофе); - приём документов на подпись руководителю; - работа с входящей корреспонденцией, письма, в том числе электронные, документы: приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение; - получение корреспонденции по юридическому, почтовому адресам; - ведение внутреннего и внешнего документооборота: регистрация приказов, ведение журналов входящей и исходящей корреспонденции, подготовка документов в архив; - оформление приказов по основной деятельности организации; - по поручению руководителя печать служебных материалов, поиск информации в Интернет; - организация командировок сотрудников: заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц; - оформление помещений офиса к праздничным дням и другим событиям; - помощь в организации корпоративов; - взаимодействие с администрацией Бизнес Центра по административно-хозяйственным вопросам; - координация и контроль работы курьеров, работника клининга;

С ноября 2007 года по июнь 2008 года занимала позицию секретаря на ресепшен, в мои должностные обязанности входило: -прием и распределение входящих звонков; -работа с оргтехникой (отправка факса, сканирование, копирование, брошюровка и ламинирование документов); -заказ пропусков; -встреча гостей; -бронирование переговорных комнат через Outlook, дублируя на бумажный носитель; -отправка кореспонденции с расчетом даты доставки адресату; -прием и распределение входящей кореспонденции; -взаимодействие с курьерскими службами (DHL, Garantpost, Почта России); -оплата счетов за услуги курьерских служб; -взаимодействие с офисными водителями, составление и контроль графика в части передвижения сотрудников Дирекции; -заказ канцелярских товаров и контроль за их распределением; -выполнение личных поручений руководителя. Далее, с июня 2008 года, исполняла обязанности ведущего специалиста в Дирекции паспортно-визовой поддержки и протокола Департамента организационного обеспечения. На данной должности в мои обязанности входило: -оформление виз иностранным гражданам из миграционно-опасных стран, а также решение сложных и конфликтных ситуаций через МИД РФ и УФМС России; -оформление приглашений в РФ деловых партнеров; -оформление приглашения на въезд в РФ иностранным партнерам – стран Шенгенского соглашения; -оформление РНР (разрешений на работу) иностранным специалистам, включая квотирование; -управление процессом командирования сотрудников компании в АСУД (автоматизированная система управления документооборотом) - регистрация, учет, решение сложных ситуаций; -контроль соблюдения нормативов командировочных расходов, согласно грейдам; -координация и контроль выписки/отмены авиа и ж/д билетов работников; -оплата счетов по статье «Командировочные»; -формирование, ведение базы поздравляемых партнеров Общества; -работа с сувенирной продукцией (приобретение, инвентаризация, учет, хранение); -подготовка дополнительных соглашений к договорам; -участие в организации и проведении корпоративных мероприятий, в т.ч. выездных (Научно-технический совет, празднование н/г, дня компании, собрание акционеров, выездные совещания для топ-менеджеров); -разработка и актуализация ЛНА (локально-нормативные акты): - Регламент бизнес-процесса привлечения на работу ИРС, включая квотирование рабочих мест и оформление приглашений в РФ для краткосрочного пребывания иностранных граждан. - Методика привлечения ИРС, включая квотирование рабочих мест, и оформления приглашений для краткосрочного пребывания в РФ иностранных граждан).