• Подготовка документов: заявления, приказы, учредительные документы организаций, пояснения, детальные ответы на запросы и требования с сопутствующей требуемой документацией для подачи в ИФНС, ПФР, ФСС, банки. • Поездки в ИФНС, ПФР, ФСС, банки для подачи или приёма документов, личного урегулирования ситуаций • Организация переездов • Заказ, приём и распределение канцелярии и расходников, воды и т.д. • Ведение и заполнение трудовых книжек сотрудников, надлежащее хранение и инвентаризация • Подписание документов с сотрудниками и надлежащее хранение • Контроль надлежащего хранения всех оригиналов документов по проектам • Контроль технического состояния оборудования офиса: исправность компьютеров, принтеров, интернет-оборудования и т.д., контроль исправной подачи электроэнергии, чистого воздуха в помещение. В случае неисправности оперативное решение проблемы. • Решение всех вопросов с управляющей компанией здания • Подготовка шаблонов договоров-счетов, внесение изменений, контроль актуальности документов при запуске проекта. Где необходимо, проверка правок клиента в договорах, обсуждение возможности внесения этих изменений, «подгон» условий договора, чтобы удовлетворяли и нашим и клиента потребностям • Подписание, оформление печатью, скан всей документации с клиентом: договора, акты, записки, пояснения, уведомления, копии учредительных документов, справки и т.д. При необходимости отправка курьером оригинала – подготовка документов, оформление надлежащим образом с подписью и печатью, заказ курьера, передача курьеру оригинала, контроль получения клиентом пакета документов. • Работа с кадрами – приём, ведение и увольнение сотрудников: оформление в электронном виде договоров, приказов, личных карточек, справок, передача документации бухгалтеру, контроль внесения изменений. • Подготовка таблиц и отчётов для статистических расчётов в финансовом отделе • Обмен в электронном и бумажном виде документацией с поставщиками услуг, надлежащее оформление и хранение, отправка сканов бухгалтеру для отчётности • Контроль своевременной оплаты услуг для бесперебойной работы и обмен документами с поставщиками услуг: клининг, аренда помещений, электроэнергия, интернет • Контроль исправности работы телефонии, внесение изменений в алгоритм обработки звонков по запросу, сохранение и хранение записей входящих разговоров • Прочие поручения руководства

Контроль исполнения проекта (социологические исследования) от этапа поступления запроса до сдачи результатов клиенту, а так же постпроектное сопровождение, заключающееся в подготовке доп исследований, пояснительных и аналитических справок. Коммуникация с клиентом, документооборот, составление анкет опроса, контроль полевых работ, составление заключения по результатам исследования.

Обязанности: архивирование документации, прием входящей корреспонденции, распределение по отделам, прием входящих звонков, e-mail, факс, чай/кофе посетителям, руководству; заказ авиабилетов, гостиниц, оформление командировок, иные поручения руководителя.

Работа с клиентами (исходящие, входящие звонки, консультация, общение по ходу выполнения проекта), ведение документации (составление договоров, выставление счетов, выписка счет-фактур; контроль подписания договоров, оплаты счетов; хранение документации), ведение проекта социологического исследования от запроса до полной сдачи всей документации (вся работа основана на сервисе megaplan.ru - в мои обязанности входили простановка задач по шаблону аналитическому отделу, описание сути проекта, заполнение карточек проекта, контроль выполнения проекта в срок) + обязанности офис-менеджера (жизнеобеспечение офиса (канцелярия, своевременная уборка офиса, вода, интернет, мобильная связь, парковка, курьер, архивирование)

Составление актов поставки + сопровождающей документации, общение с руководителями больниц на предмет поставки мед. оборудования (оповещение о поставке, контроль поставки, введения в эксплуатацию), контактирование с экспедиторами, логистами.