ООО "Стройдинамика"
Нефтеюганск
Строительство, недвижимость, эксплуатация, проектирование... Показать еще
Делопроизводитель
Делопроизводство и документооборот:
ведение полного цикла делопроизводства, включая подготовку, оформление и согласование служебных документов;
оформление и подача заявок на пропуска для доступа на месторождения через Бюро пропусков;
подготовка и оформление приказов в соответствии с установленными стандартами и регламентами;
составление, редактирование и форматирование текстовых документов различной сложности;
обеспечение соблюдения сроков и требований к оформлению документации.
Работа с оргтехникой и цифровыми инструментами:
уверенное использование оргтехники: ПК, принтера, сканера, ксерокса, копира, факса;
выполнение операций по печати, сканированию, копированию и отправке документов;
поддержание оргтехники в рабочем состоянии, оперативное информирование о неисправностях;
соблюдение правил эксплуатации оборудования и техники безопасности.
Материально‑техническое обеспечение офиса:
планирование и организация закупок офисной техники, комплектующих и расходных материалов;
учёт, хранение и контроль выдачи товарно‑материальных ценностей (канцтоваров, расходных материалов и т. п.) сотрудникам офиса;
формирование и актуализация запасов необходимых для работы офиса ТМЦ;
контроль остатков, своевременное пополнение запасов канцтоваров и расходных материалов.
Обслуживание и поддержка оборудования:
координация установки нового оборудования и его ввода в эксплуатацию;
организация планового технического обслуживания и текущего ремонта оргтехники;
контроль проведения профилактических работ для предотвращения сбоев в работе оборудования;
взаимодействие с обслуживающими и сервисными организациями по вопросам ремонта и техобслуживания;
организация утилизации и списания техники, выработавшей свой ресурс, в соответствии с нормативными требованиями;
периодическая закупка расходных материалов с учётом потребностей подразделений.
Обработка деловой корреспонденции:
приём, регистрация и сортировка входящей корреспонденции;
подготовка, оформление и отправка исходящих документов;
ведение деловой переписки в пределах установленных полномочий;
обеспечение конфиденциальности и сохранности информации;
систематизация и архивирование корреспонденции для последующего использования и отчётности.
Приём и обслуживание посетителей:
встреча гостей, делегаций, партнёров и клиентов компании;
регистрация визитеров в журнале учёта посещений;
предоставление необходимой информации и организационная поддержка во время визита;
приём визитных карточек от посетителей;
анализ содержания визитных карточек, внесение данных в базу контактов;
систематизированное хранение визитных карточек и обеспечение их доступности для дальнейшего взаимодействия с партнёрами.
Координация взаимодействия с внешними организациями:
работа с обслуживающими организациями по вопросам технического обслуживания, ремонтов и поставок;
согласование графиков работ, контроль исполнения обязательств подрядчиками;
ведение сопутствующей документации по договорам и контрактам с внешними поставщиками услуг.