Помощник учредителя строительной компании. Полная административная и информационная поддержка руководителя. Прием звонков. Ведение личного календаря на ежедневной основе (встречи, графики, поездки). Отслеживание исполнения поручений руководителя. Организация и участие в совещаниях и переговорах. Организация встреч руководителя и прием посетителей. Travel-поддержка руководителя Разработка бланков документов, приказов, писем, служебных записок... Осуществлению контроля за выполнением сотрудниками поручений и указаний руководителя. А так же жизнеобеспечение офиса в полной мере :контроль уборки, закупка воды, канцелярии, техники и всего что необходимо для офиса. Помощь в сборе документов, заполнение квалификационных анкет на тендеры. Взаимодействие с заказчиками, поставщиками, бригадами рабочих строителей. Работа с первичной бухгалтерской документацией. Поиск сотрудников (формирование штата)

Работа на первое лицо компании, подготовка и организация переговоров и совещаний. Контроль исполнения распоряжений и поручений. Работа с ЭДО (WSS DOCS,1С ДОКУМЕНТООБОРОТ). Оформление командировок, виз, отчет в бухгалтерию по расходам сотрудников и представительским. Бронирование гостиниц, составления программ и маршрутов в период командировок по РФ так и заграничных. Ведение графика встреч, поездок, календаря руководителя. Входящие/исходящие звонки, распределение по средствам АТС. Организация встреч, переговоров, организация участия в форумах и конференциях. Отслеживания поступления документов, корреспонденции и печатных изданий, своевременная их передача. Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководителей (документы, письма, факсы, письма по электронной почте). По поручению руководителя согласовывать отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводить до них указания и распоряжения руководителя, контролировать исполнения указаний и распоряжений. Осуществление технической помощи руководителей (копирование, печать, сканирование и пр.) Выполнения других поручений непосредственно руководителя. Так как объекты находились в разных часовых поясах, график ненормированный. Проведение совещаний по средствам ВКС.

Работа по проекту эксплуатации зданий налоговой инспекции по Москве и Московской области. (56 объектов) Обеспечение административной, диспетчерской поддержкой руководителей (начальников участков) в рамках сопровождаемого проекта. Мониторинг согласования договорных и нормативно-распорядительных документов в рамках сопровождаемых проектов. Подготовка периодической отчетности в рамках сопровождаемых проектов. Организация совещаний, ведение протоколов совещаний рабочих групп и их согласование, рассылка Протоколов и утвержденных решений ответственным исполнителям. Координации работ служб эксплуатации, контроль исполнения заявок поступающих от Заказчика. Контроль исполнения поручений руководителей проектов, уточнение статуса по поручениям. Контроль своевременности заключения договоров и осуществления оплаты. Ведение документооборота по проекту, в том числе электронного архива; Взаимодействие и ведение деловой переписки с заказчиком, подрядчиками и гос. органами. А так же полная диспетчеризация проекта. Исполнение поручений начальника отдела кадров. частичное КДП кадровое делопроизводство.

В данной организации я совмещала функционал помощника директора компании и администрировала проект по эксплуатации. Работа помощником: Составление официальных писем. Составление Приказов директора по основной деятельности и по финансово-хозяйственной деятельности, ведение журнала регистрации корреспонденции. Осуществление контроля за своевременным выполнением подразделениями поручений генерального директора и своевременного исполнения документов, требующих исполнения. Организация телефонных переговоров. Составление/корректировка, согласование календаря генерального директора. Подготовка совещаний, оповещение участников о времени и месте проведения заседаний. Работа по проекту эксплуатации зданий налоговой инспекции по Москве и Московской области. (56 объектов): Обеспечение административной, диспетчерской поддержкой руководителей, начальников участков в рамках сопровождаемого проекта. Мониторинг согласования договорных и нормативно-распорядительных документов. Подготовка периодической отчетности. Организация совещаний, ведение протоколов совещаний рабочих групп и их согласование, рассылка Протоколов и утвержденных решений ответственным исполнителям. Координации работ служб эксплуатации, контроль исполнения заявок поступающих от Заказчика. Контроль исполнения поручений руководителей проектов, уточнение статуса по поручениям. Контроль своевременности заключения договоров и осуществления оплаты. Ведение документооборота по проекту, в том числе электронного архива; Взаимодействие и ведение деловой переписки с заказчиком, подрядчиками и гос. органами. А так же полная диспетчеризация проекта. Исполнение поручений начальника отдела кадров. частичное КДП кадровое делопроизводство.

В данной организации совмещала должность Помощника директора и вела кадровое делопроизводство. Организация работы сотрудников организации, планирование рабочего дня руководителя, Контроль поручений первого лица, поиск информации, подготовка аналитических справок, отчетов в соответствии с запросом руководителя. Ведение базы данных контактов руководителя, отслеживание дней рождения и др. значимых событий заказ авиа и ж/д. билетов, визовая и паспортная поддержка, организация и планирование командировок и отдыха руководителя компании и его семьи, выполнение личных поручений (заказ ресторанов, отслеживание афиши культурных мероприятий, подбор подарков по распоряжению руководства, решение бытовых вопросов). Так же полный функционал секретаря и офис менеджера.

ООО "Зет билд Групп", Москва, www.rusprofile.ru/id/472443 Ведение документооборота (регистрация входящей, исходящей документации), деловой переписки, телефонных переговоров, прием и распределение телефонных звонков, АТС, работа на ПК (Word, Excel), работа с оргтехникой, факс, оформление приказов, доведение до должностных лиц приказов и указаний президента и вице президента компании, организация проведения совещаний, протоколирование совещаний, подготовка дел в архив, обеспечение жизнедеятельности приемной, встреча гостей: чай, кофе.

Изучение проектной документации ,планирование закупок, поставок материалов для производства работ ,размещение заказов на поставку материалов и оборудования, сверка расчетов ,согласование затрат на приобретение ТМЦ подрядными организациями ,поиск альтернативных поставщиков ,документооборот на передачу материалов и оборудования между заказчиком и подрядчиками ,работа с большим объемом информации ,контроль за движением материалов, оборудования, составление отчетности ,планирование закупок, ведение переговоров с заказчиком.