Отдел по выставочной деятельности российского представительства немецкой выставочной компании Кельнмессе. Административное сопровождение продаж выставочных площадей российским клиентам (экспоненты выставок в Германии, Китае на Ближнем Востоке). Ведение документооборота по проектам и клиентам (согласование оформление договоров, контроль подготовки закрывающих документов, контроль дебиторской задолженности ). Взаимодействие с подразделениями Кельнмессе в Германии (бухгалтерия,технический отдел, проектные команды выставок и пр.) Предоставление клиентам актуальной информации по организационной составляющей и поддержка клиентов на ежедневной основе: консультирование, решение проблемных ситуаций, содействие в коммуникации с головным офисом Кельнмессе в процессе подготовки к выставке. Последующая обработка и анализ проектов, работа с обратной связью экспонентов. Участие в привлечении новых экспонентов и актуализации контактов и базы данных. Поддержание контакта с существующими клиентами, организации работы с ними по устоявшимся деловым схемам и при необходимости оптимизация процессов предоставления отчётности и подготовка необходимых статистических данных, аналитики для руководства

Должностные обязанности: Продвижение международных выставок, организованных подразделениями компании Messe Frankfurt Exhibition GmbH в мире; Привлечение максимального количества посетителей на выставки, организованные компанией Messe Frankfurt GmbH в Германии и других странах; Разработка и выполнение планов по привлечению посетителей. Проведение работ, направленных на увеличение количества посетителей и/или участников (по мере необходимости) из России выставок, организованных Messe Frankfurt Exhibition GmbH в мире; Работа по учету и реализации рекламных бюджетов, полученных для дальнейшего продвижения международных выставок Messe Frankfurt GmbH в Германии; Отчет по использованию бюджетов в отдел бухгалтерии ООО «Мессе Франкфурт РУС» и в соответствующие департаменты Меsse Frankfurt Exhibition GmbH; Координация групп и сопровождение делегаций из России на выставках Messe Frankfurt Exhibition GmbH в мире; Контроль получения данных по количеству посетителей выставок Messe Frankfurt Exhibition GmbH в мире из России; Участие в разработке и реализации проектов, связанных с предоставлением дополнительных услуг посетителям из России выставок Messe Frankfurt Exhibition GmbH в мире; Обеспечение клиентов необходимой устной и письменной информацией и консультирование клиентов; Сопровождение клиентов на собеседование в Консульство (по мере необходимости); Осуществление подачи документов в Визовый центр (по мере необходимости); Выставление счетов и отправление их Клиентам для оплаты; Обеспечение своевременного выставления счетов, актов, счетов-фактур; Осуществление контроля за платежами; Обеспечение своевременного составления и отправления приглашений и входных билетов; Ведение учета проданных билетов и осуществление сверки с количеством билетов «на складе»; Ведение учета и хранение оригиналов документов; Своевременная подготовка требуемых руководством отчетов; Поддержание в актуальном состоянии данных о клиенте в информационной системе, а также сбор и систематизация всей доступной информации о существующих и потенциальных клиентах в соответствующем сегменте рынка, их потребностях и перспективах развития отношений; Определение реакции клиентов на предложение компании (осуществление обратной связи); Оказание визовой поддержки Клиентам, посещающим выставки, организуемые Messe Frankfurt Exhibition GmbH за пределами Германии (в случае необходимости); Бронирование авиа- и железнодорожных билетов (в случае необходимости); Ведение статистики организованных туров для делегаций и подготовка отчетности; Осуществление взаимодействия с официальным туристическим агентом по направлениям «Россия», «Германия» и других стран, в которых проводятся выставки Frankfurt ExhibitionGmbH.

Обеспечивала эффективное и культурное обслуживание постояльцев Контролировала своевременную подготовку номеров к приему постояльцев, соблюдение чистоты в гостинице, регулярную смену белья в номерах, сохранность имущества и оборудования. Информировала постояльцев об оказании дополнительных платных услуг, принимала заказы и контролировала их предоставление. Давала устные справки Осуществляла контроль над исполнением работниками указаний руководства гостиницы. Контролировала соблюдение работниками гостиницы трудовой и производственной дисциплины Принимала меры к разрешению конфликтов с постояльцами. Рассматривала претензии Информировала руководство гостиницы о недостатках в обслуживании постояльцев, принимала меры по их устранению.

Организация работы персонала Прием и встреча гостей Регистрация гостей Прием и обработка входящих и исходящих телефонных звонков Решение административных вопросов Предоставление информации гостям об услугах центра Ведение базы данных Принятие мер по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций Рассмотрение претензий Обеспечение чистоты и порядка в помещениях Контроль работы персонала Обучение новых сотрудников

Планирование и составление программы туров Расчет стоимости туров Бронирование и продажа билетов Бронирование мест в гостиницах Составление программ экскурсионных и других дополнительных услуг Оформление туристской документации Визовое обеспечение Взаимодействие с турагентствами и другими организациями Заключение агентских и иных договоров Выполнение административных функций

Планирование и составление программы туров Расчет стоимости туров Бронирование и продажа билетов Бронирование мест в гостиницах Составление программ экскурсионных и других дополнительных услуг Оформление туристской документации Визовое обеспечение Взаимодействие с турагентствами и другими организациями Заключение агентских и иных договоров Выполнение административных функций Работа в 1С

Предлагала клиенту имеющийся выбор вариантов проведения отдыха Давала рекомендации и советы по выбору мест отдыха Консультировала клиента об особенностях социально-демографических и природно-климатических условий места отдыха Проводила мини-рекламу выбранного места Предоставляла путеводители, карты, схемы, планы местности; Заключала договор на оказание туристских услуг Организовывала взаимодействие с транспортными предприятиями, гостиницами и турагентствами; Давала необходимые рекомендации по соблюдению правил безопасности в стране (регионе) пребывания Оформлять необходимые туристические документы.

Планирование и составление программы туров Расчет стоимости туров Бронирование и продажа билетов Бронирование мест в гостиницах Составление программ экскурсионных и других дополнительных услуг Оформление туристской документации Визовое обеспечение