Своевременное получение входящуей документации через канцелярию и непосредственно от представителей ( курьеров), ознакомление с ней декана, а также соответствующих заместителей декана. Исходящую документацию, подписанную деканом или его заместителем, своевременно передавать лично в учебное управление и ректорат, отправлять через канцелярию и представителей в остальные адреса. Регистрировать входящую и исходящую документацию, осуществлять ее хранение. Своевременное доведение сведения до студентов приказов ректора и распоряжений по факультету, учебные графики и календарные планы, постоянное обновление стенда текущей информации: распоряжения, приказы, графики приема, расписания, объявления, разъяснения. Ведение личных дел и статистический учет определенного контингента студентов, а именно студентов 1-го, 3-го, 5-го (или 2-го, 4-го, 6-го) курсов факультета, обучающихся по бюджету (500-600 чел.), своевременно вносить в них поступившую информацию. Сдача их в студенческий отдел кадров (или в архив) по истечению установленного срока хранения. Поддержание электронной базы данных для учета контингента, включающую сведения, необходимые для исходящих документов установленных образцов, данные текущего и итогового контроля знаний. Печатать и размножать распоряжения декана, служебные записки, справки, отчеты, заявки, программы и письма деканата по учебным, учебно-методическим и административно-хозяйственным вопросам; списки студентов для деканата, учебного управления и взаимодействующих подразделений; представления на стипендии, переводные приказы; характеристики, ходатайства; академические справки, приложения к диплому. Осуществление подготовки и передачи в студенческий отдел кадров документов для издания приказов по личному составу студентов. Подготовка и выдача студентам официальные документы: студенческие билеты, зачетные книжки, приложения к диплому справки установленных образцов. Контролирование своевременного возврата документов: зачетных книжек – после каждой экзаменационной сессии, после зачета по практики, по отчислении; студенческих билетов – по отчислении. Своевременная выдача преподавателям ведомости для экзаменов, зачетов и текущего контроля, принимать от них заполненные ведомости, а также направления после сдачи зачетов и экзаменов вне группы. Проверка правильности заполнения каждого полученного документа. Своевременно вносить результаты контроля знаний в электронную базу данных. Приглашать студентов и преподавателей в деканат для разбора персональных дел. Оформлять разовые пропуска для посетителей деканата по согласованию с деканом или заместителями декана. Подготовка документов для назначения стипендий (академической, социальной и т.п.).